발인 후 1~3일 안에 보내는 것이 가장 자연스럽습니다. 장례를 마치고 마음을 추스른 뒤 보내셔도 되지만, 늦어도 2주 안에는 인사를 드리는 편이 좋습니다. 시점이 더 늦어졌다면 "인사가 늦었습니다"라는 양해의 말과 함께 감사를 전하면 됩니다.

격식을 갖춘 첫인사, 조문과 위로에 대한 감사, 글로 인사드리는 양해, 고인의 평안을 비는 마음, 상주 이름의 다섯 요소를 담습니다. 요소마다 길게 풀어쓰기보다 전체를 2~4문장으로 짧게 정리하는 편이 격식에 맞습니다. 위 작성법 5단계의 예문을 순서대로 이어 쓰셔도 됩니다.

직접 오지 못하신 사실보다 마음을 전해 주신 것에 초점을 두어 감사를 전하면 됩니다. "따뜻한 마음을 보내 주시어 큰 위로가 되었습니다"처럼 위로에 대한 감사를 중심으로 담담하게 적고, 오지 못하신 사정은 굳이 언급하지 않는 편이 정중합니다.

상사께는 격식을 갖춘 존댓말로, 동료에게는 담백한 존댓말로 쓰면 충분합니다. 상사께는 문자를 보낸 뒤 복귀 인사를 드리며 짧은 전화나 대면 인사를 병행하는 것도 좋은 방법입니다. 동료에게는 문구를 크게 바꾸기보다 호칭 정도만 다듬어 보내면 됩니다.

단체 채팅방에 한 번에 올리기보다 한 분씩 개별로 보내는 것이 좋습니다. 같은 틀의 문구를 쓰면서 받는 분의 이름이나 호칭만 바꾸어 보내는 것은 무방합니다. 인원이 많아 개별 발송이 어렵다면, 가까운 분께는 한 줄을 더해 따로 보내는 방법도 있습니다.

장례는 고인(유가족)의 종교를 따르므로, 답례 문자의 표현도 그에 맞춥니다. 기독교는 천국에서의 안식을, 천주교는 하느님 안에서의 영원한 안식을 비는 표현을 쓰고, 일반·불교는 명복을 비는 표현이 무난합니다. 고인의 종교가 분명치 않다면 위 표의 일반 표현을 쓰시면 됩니다.

네, 피하는 것이 좋은 표현이 몇 가지 있습니다. 고인의 사인이나 병환을 구체적으로 적는 문장, "호상"이라는 말, 조문객에게 건네는 "수고하셨습니다", 이모티콘과 느낌표는 쓰지 않습니다. 감정을 길게 토로하기보다 감사의 뜻만 담담하게 전하는 것이 예에 맞습니다.

"작은 정성을 담았습니다. 감사한 마음으로 받아 주시기 바랍니다"처럼 짧은 카드 한 줄이면 적절합니다. 품목이나 금액을 언급하는 문구는 피하고 감사의 뜻만 간결하게 적습니다. 답례품은 보통 발인 후 2주 안에 답례 문자와 함께 전하는 경우가 많습니다.